Caisse enregistreuse : qui est concerné par la loi en 2026 ?

Quand j’ai commencé à travailler sur les caisses, une phrase revenait sans cesse chez les commerçants : « la caisse enregistreuse est obligatoire depuis 2018 ». C’est faux, et c’est pourtant ce que répètent beaucoup de vendeurs pressés. La vraie règle est plus fine, et elle dispense une partie des commerces. Je suis allé la lire à la source, dans la doctrine de l’administration fiscale.

Imaginez deux voisins de rue. Un fleuriste, assujetti à la TVA, qui vend des bouquets aux passants et tape ses ventes dans une caisse tactile. Et un graphiste en micro-entreprise, en franchise de TVA, qui facture des cartes de visite à des commerçants. Le premier doit avoir une caisse conforme. Le second, non. Voyons pourquoi.

Ce que la loi demande vraiment

Le texte de base est le 3° bis du I de l’article 286 du code général des impôts. Il ne vous oblige pas à acheter une caisse : il impose des règles à celle que vous utilisez. Le BOFiP l’écrit noir sur blanc, le dispositif « ne crée pas d’obligation de s’équiper » d’un logiciel ou d’un système de caisse.

Si vous enregistrez les paiements de vos clients dans un logiciel ou une caisse, ce système doit respecter quatre conditions. L’inaltérabilité : une vente enregistrée ne peut plus être modifiée sans laisser de trace, et une erreur se corrige par une opération inverse, jamais par un effacement. La sécurisation : le système empêche la suppression ou la modification silencieuse des données. La conservation : les données sont gardées, avec des clôtures journalières, mensuelles et annuelles, pendant six ans. L’archivage, enfin, au moins une fois par an ou par exercice, dans un format lisible.

Qui est concerné

Le dispositif vise les assujettis à la TVA, personnes physiques ou morales, qui réalisent des opérations avec des particuliers. Le critère décisif, c’est la vente à des clients non professionnels. Une boulangerie, une boutique, un café, un coiffeur ou un food truck sont dans ce cas dès qu’ils facturent la TVA.

Peu importe la taille. Un commerce d’une personne et une chaîne de magasins sont soumis aux mêmes règles, à partir du moment où ils enregistrent les paiements de particuliers dans un système informatisé.

Assujetti à la TVA, clients particuliers, ventes enregistrées dans un logiciel : si les trois sont réunis, votre caisse doit être conforme.

Qui en est dispensé

Le BOFiP sort plusieurs catégories du champ. Les entreprises qui bénéficient de la franchise en base de TVA, ce qui couvre la plupart des micro-entrepreneurs sous les seuils. Les exploitants agricoles au régime du remboursement forfaitaire. Les assujettis qui ne réalisent que des opérations exonérées de TVA. Et ceux qui réalisent tout leur chiffre d’affaires avec des professionnels.

Il existe aussi un tempérament moins connu : la dispense s’applique quand tous les paiements de vos clients passent par une banque ou un établissement de crédit, sans aucun autre moyen de paiement. Dans la vraie vie d’un commerce, il suffit d’un client qui paie en espèces pour que ce cas ne s’applique plus.

Le cas du carnet et de la caisse manuelle

Un commerçant qui note ses ventes sur un cahier, sans aucun logiciel, n’a pas de « système de caisse » au sens de la loi. Il n’a donc pas de caisse à rendre conforme. Ses obligations comptables, elles, ne disparaissent pas : il doit toujours pouvoir justifier ses recettes, avec un détail suffisant de ses ventes. C’est souvent là que le carnet devient pénible, et que la caisse finit par s’imposer d’elle-même.

Comment prouver que votre caisse est en règle

Si vous êtes concerné, il ne suffit pas que la caisse soit conforme : vous devez pouvoir le prouver. La loi accepte deux justificatifs. Un certificat délivré par un organisme accrédité, ou une attestation individuelle de l’éditeur. L’attestation de l’éditeur est de nouveau acceptée depuis le 21 février 2026, grâce à l’article 125 de la loi de finances pour 2026. J’ai détaillé ce qu’elle doit contenir dans notre guide attestation de l’éditeur ou certificat.

Lors d’un contrôle, l’administration s’assure que vous détenez ce document, et elle peut vérifier son authenticité auprès de l’éditeur ou de l’organisme. Faute de justificatif, l’amende de l’article 1770 duodecies du code général des impôts s’applique : 7 500 € par logiciel ou système de caisse concerné, selon le guide de CCI France.

Rangez le certificat ou l'attestation avec vos papiers comptables. C'est le premier document qu'on vous demandera.

Trois situations qui reviennent souvent

Le micro-entrepreneur qui franchit les seuils. Tant qu’il est en franchise en base, il est dispensé. Le jour où il devient redevable de la TVA, la règle s’applique à lui, et sa caisse doit être conforme. C’est un moment à anticiper avec son comptable, pas à découvrir lors d’un contrôle.

Le commerçant qui vend aussi aux professionnels. Une épicerie fine qui livre des restaurants et sert des particuliers au comptoir reste concernée : il suffit d’une partie des ventes à des particuliers pour entrer dans le champ.

Le commerce qui n’accepte que la carte. La dispense bancaire existe, mais elle est stricte. Dès qu’un client paie en espèces, en chèque ou en titres-restaurant papier, elle tombe.

Si vous facturez la TVA et que vous avez des clients particuliers, partez du principe que vous êtes concerné, et demandez à votre fournisseur de caisse son attestation dès aujourd'hui. Cinq minutes maintenant valent mieux qu'une amende de 7 500 € plus tard.

Tanguy de SAINT MELEUC, fondateur de Padmay

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