Caution sur TPE · Hôtels
L'empreinte bancaire de vos clients, prise à la réception. Sans rien débiter.
À l'arrivée, le client valide une préautorisation sur votre terminal Padmay. Au départ, vous la libérez, ou vous encaissez le minibar et les extras. Seulement ce qui est dû.
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L'empreinte sur papier, le chèque, les espèces
- Un numéro de carte noté sur un formulaire
- Un chèque qui ne garantit rien avant son dépôt
- Des espèces à compter et à rendre au départ
- Des données de cartes stockées à la réception
L'empreinte bancaire sur TPE Padmay
- Les fonds vérifiés par la banque à l'arrivée
- Rien de débité pendant le séjour
- Le minibar encaissé en un clic, le reste libéré
- Aucun numéro de carte visible à la réception
Une caution prise en quelques secondes à la réception
Le montant
Le réceptionniste saisit la caution dans l'application du terminal.
La carte
Le client présente sa carte et compose son code, ou valide avec Apple Pay.
La banque
Elle vérifie les fonds et accepte la réservation, sans débit.
Le suivi
La caution apparaît sur la plateforme, rattachée à la chambre.
Toutes vos cautions sur un seul écran
Montant réservé, date, statut : la réception de nuit retrouve la caution prise par l'équipe du matin, et libère ou encaisse en un clic. Plusieurs postes de réception remontent sur la même plateforme.
Voir la prise de caution sur TPE →Ce que ça change à la réception
Le client qui part à 6 heures
La préautorisation reste valable 30 jours. La gouvernante vérifie la chambre, vous traitez le dossier dans la matinée, sans courir après le client.
Le minibar et le room service
Sur une caution de 300 €, vous encaissez 18 € de consommations et le reste est libéré. Les commissions ne portent que sur ces 18 €.
La chambre dégradée
Vous capturez le montant justifié, dans la limite de la caution, en gardant photos et facture de réparation en cas de contestation.
Le séjour de plusieurs nuits
Plus le séjour est long, plus la caution peut être élevée. Indiquez son montant dans la confirmation : le client vérifie son plafond avant d'arriver.
Padmay nous a permis de fluidifier l'arrivée de nos clients et d'éliminer les cautions en espèces. Tout est plus simple à la réception, et nos équipes gagnent un temps précieux.
Claire D., directrice de l'hôtel Le Rivage, Hôtel & Spa à La Rochelle
La caution sur TPE pour d'autres métiers : Location de véhicules · Location de matériel · Campings · Locations saisonnières · Bateaux et nautisme · Vélos · tous les métiers
Questions fréquentes
Les questions que nous posent les hôteliers.
Qu'est-ce que l'empreinte bancaire à l'hôtel ?
C'est le nom courant de la caution prise par carte bancaire. Techniquement, il s'agit d'une préautorisation : la banque du client réserve un montant sur sa carte, sans le débiter. L'hôtel l'encaisse en partie ou en totalité si c'est justifié, ou la libère au départ.
Quel montant de caution demander à un client d'hôtel ?
C'est vous qui le fixez, selon vos tarifs et vos conditions de vente. La préautorisation réserve exactement le montant que vous saisissez et que le client accepte sur le terminal.
Pour un séjour de plusieurs nuits, le montant peut être plus élevé : prévenez le client, pour qu'il vérifie le plafond de sa carte avant son arrivée.
Le client doit-il composer son code ?
Dans le parcours classique, oui : il insère sa carte et compose son code confidentiel. Avec Apple Pay ou Google Pay, l'authentification se fait sur son téléphone, si sa carte et sa banque le permettent.
Que faire si la préautorisation est refusée ?
Le plus souvent, le plafond de la carte est atteint. Le client peut l'augmenter pour quelques jours depuis l'application de sa banque, ou présenter une autre carte.
Peut-on prendre une caution pour chaque chambre d'un même client ?
Oui. Chaque préautorisation a sa propre référence, son montant et son statut. Tenez simplement compte du plafond de la carte, puisque chaque réservation en consomme une partie.
Comment facturer le minibar sans encaisser toute la caution ?
Vous capturez uniquement le montant des consommations, depuis la plateforme de gestion. Le reste de la somme réservée est libéré. Les commissions de votre formule Padmay ne portent que sur le montant capturé.
Quand la caution est-elle restituée au client ?
Dès que vous libérez la préautorisation depuis la plateforme, la demande part vers la banque du client. Le délai pour que le montant redevienne disponible sur son compte dépend ensuite de sa banque. Sans action de votre part, la réservation tombe au bout de 30 jours.
Le client part avant l'ouverture de la réception : que se passe-t-il ?
Rien ne presse : la préautorisation reste valable 30 jours. Vous libérez la caution, ou vous capturez les extras, depuis la plateforme dès que la chambre a été vérifiée.
Et si le séjour dure plus de 30 jours ?
Une préautorisation reste valable 30 jours. Pour un long séjour, il faut traiter la caution avant l'échéance et, si nécessaire, en demander une nouvelle au client.
Une retenue sur caution peut-elle être contestée ?
Oui. Conservez de quoi la justifier : conditions de vente acceptées, relevé des consommations, photos d'une dégradation, devis de réparation.
Peut-on garantir une réservation faite en ligne ?
La solution présentée ici se fait sur le terminal, avec le client présent à la réception. Une garantie prise à distance suit un parcours différent, avec ses propres règles de sécurité : parlons-en avant de choisir.
Nous avons plusieurs postes de réception : est-ce possible ?
Oui. Plusieurs terminaux peuvent centraliser leurs préautorisations sur la même plateforme de gestion. Chaque opération reste identifiable.
Combien coûte la solution ?
Créer et libérer une préautorisation ne coûte aucune commission de transaction. Seuls les montants encaissés passent par votre formule Padmay : 1,50 % sans abonnement, 0,69 % avec un abonnement de 9 € HT par mois (10,80 € TTC), ou 0,30 % avec un abonnement de 29 € HT par mois (34,80 € TTC). À ces frais de service s'ajoute l'interchange, variable selon le type de carte.
En combien de temps est-ce installé ?
Comptez 5 jours ouvrés pour l'ouverture du contrat, puis 48 heures pour l'envoi du matériel. L'application est installée sur votre terminal Android et vos accès à la plateforme sont ouverts.
Besoin d'aide ?
Un interlocuteur dédié vous accompagne, de l'installation au support.
- Installation accompagnée
- Support 7 j/7, de 9 h à 23 h
- Numéro privé dédié
Votre réception, sans chèque ni papier.
Un conseiller Padmay étudie votre hôtel et vous propose la solution adaptée.
Sources : Code monétaire et financier, article L133-42 ; Institut pour l'éducation financière du public, « Qu'est-ce que la pré-autorisation d'un hôtelier ? » ; CNIL, le paiement par carte bancaire.
