Préautorisation ou paiement de la caution : la vraie différence

La différence entre une préautorisation et un paiement, je croyais la connaître. L’une « bloque », l’autre « débite », et au fond, pour le loueur, le résultat serait le même : il a sa garantie. C’est en lisant la documentation d’un grand prestataire de paiement que j’ai changé d’avis. Elle conseille elle-même aux commerçants qui remboursent beaucoup de passer par l’autorisation suivie d’une capture, « afin de réduire les coûts liés aux remboursements ». Quand c’est celui qui encaisse les frais qui vous dit comment en payer moins, ça vaut le détour.

Imaginez un loueur de paddles sur le lac d’Annecy, un samedi d’août. Quarante locations dans la journée, 300 € de caution chacune, et un seul paddle rendu avec l’aileron cassé, 60 € de réparation. Encaisser puis rembourser, c’est 12 000 € débités, 11 940 € à rendre et quarante clients qui guettent leur compte. La préautorisation, c’est 60 € capturés et tout le reste qui n’a jamais bougé.

Deux gestes qui se ressemblent au comptoir

Vu du client, la scène est la même. Il présente sa carte, compose son code, le terminal affiche un montant. La différence se joue après, entre les banques.

Avec un paiement, l’argent quitte le compte du client et arrive sur le vôtre. Pour lui rendre sa caution, vous devez faire une seconde opération, un remboursement, qui suit son propre chemin jusqu’à sa banque.

Avec une préautorisation, la banque du client vérifie la carte et sa « capacité finale de règlement », pour reprendre les mots de La Finance pour tous, puis réserve la somme. Rien n’est débité. Au retour du bien, vous libérez la réservation, ou vous capturez ce qui est dû. Le GIE Cartes Bancaires pose une seule limite : le montant final doit rester inférieur ou égal au montant préautorisé.

Le paiement fait sortir l'argent puis le fait revenir. La préautorisation ne le fait sortir que si vous en avez besoin.

Encaisser puis rembourser : ce que ça coûte vraiment

Le premier coût se lit sur votre relevé. Vos frais de paiement s’appliquent au montant encaissé, donc à la caution entière. Et quand vous la remboursez, ils ne reviennent généralement pas : la documentation de Stripe l’écrit noir sur blanc, « les frais de traitement Stripe appliqués à la transaction initiale ne sont pas remboursés ». Je n’ai pas lu tous les contrats du marché, mais c’est la règle qu’on croise le plus. Relisez le vôtre avant de faire le calcul.

Le deuxième coût, c’est l’attente du client. Un remboursement par carte met de 5 à 10 jours ouvrés à arriver selon sa banque, d’après la même documentation. Pendant ce temps, le vacancier qui a rendu son kayak impeccable voit 300 € de moins sur son compte, et c’est vous qu’il appelle.

Le troisième, c’est le temps passé. Chaque caution encaissée devient un remboursement à faire, à vérifier, parfois à justifier. En août, c’est un poste à part entière.

Le comparatif en chiffres

Reprenons une caution de 1 000 € sur une location de matériel, avec 150 € retenus au retour. Pour rendre les frais lisibles, prenons une commission de 1 % : c’est un taux d’illustration, pas celui d’une offre en particulier.

Pour une caution de 1 000 €, 150 € retenus	Encaisser puis rembourser	Préautorisation
Somme débitée au départ	1 000 €	0 €
Somme à faire revenir au client	850 €, par remboursement	850 €, libérés
Attente du client pour retrouver son argent	5 à 10 jours ouvrés	Aucun débit à rembourser
Montant sur lequel portent les frais	1 000 €	150 €
Frais à 1 % (illustration)	10 €	1,50 €
Durée pendant laquelle la garantie tient	Sans limite, l'argent est encaissé	30 jours au plus

Si rien n’est retenu, l’écart se creuse encore : 10 € de frais pour une caution rendue entière d’un côté, rien du tout de l’autre.

Ce que la préautorisation ne fait pas mieux

Je ne vais pas vous vendre un mécanisme parfait. Pour le client, la préautorisation n’est pas indolore : La Finance pour tous rappelle que la somme reste « indisponible, ce qui réduit d’autant le solde du compte », et qu’une demande peut être refusée pour dépassement de plafond. Prévenez donc votre client du montant au moment de la réservation, comme le recommande la même fiche, surtout pour une caution de 1 500 € sur un scooter.

La vraie limite, c’est la durée. Une préautorisation tient 30 jours au plus ; une caution encaissée, elle, ne s’éteint jamais. Pour une location de deux mois, un engin de chantier parti sur un autre département ou un bateau loué pour la saison, l’encaissement garde un argument. Pour tout le reste (la journée de vélo, la semaine de camping, le week-end en camionnette), les 30 jours suffisent largement à faire l’état des lieux.

J’ai détaillé les autres façons de prendre une caution, du chèque au numéro noté sur un papier, dans le guide pour prendre une caution par carte bancaire, et le cas du chèque dans le comparatif chèque de caution ou empreinte bancaire.

Et chez Padmay ?

La caution se prend sur le terminal Android Padmay, client devant vous. Elle reste valable 30 jours et arrive sur la plateforme de suivi, d’où vous la libérez ou capturez tout ou partie du montant, sans représenter la carte. Créer ou libérer une préautorisation ne coûte aucune commission : seul ce que vous encaissez est facturé, selon l’offre caution présentée sur la page prise de caution sur TPE. Le mécanisme complet, refus et plafond compris, est dans le guide de la préautorisation bancaire.

Encaisser une caution pour la rembourser, c'est payer des frais pour prêter de l'argent à son propre client. Tant que vos locations tiennent dans un mois, je ne vois aucune raison de le faire : réservez, puis ne prenez que ce qui est dû.

Tanguy de SAINT MELEUC, fondateur de Padmay

Vous voulez voir une caution sur un terminal Padmay, de la remise des clés à la libération ? Tout est sur la page prise de caution sur TPE.